Слово «втрати» відсилає нас до системи lean 6 sigma, введеної у нас в компанії. Основний її принцип — виявлення, аналіз і запобігання прихованих втрат. Кейс з запчастинами, який я навела першої частині матеріалу, — це і є приклад таких втрат.

Lean 6 sigma надихнула нас створити номенклатурний довідник для тендерних закупівель. На початку він налічував 11 тис позицій. Так, це не так багато, як в системі 1С, однак, важливо, як він формувався.

Всі заявки, які подавали інженери протягом року, завантажувалися в систему і накопичувалися. Це були і дублі, і неправильні каталожні номери. І ми розуміли, що нас чекають багато викликів на цьому шляху.

В першу чергу це робота менеджера закупівель над чищенням номенклатурного довідника спільно з інженером. Це і людський фактор — левову частку чищення робили вручну, хоча й програмне забезпечення також використовували.

У підсумку проект вдалося завершити і виявилося, що не все так страшно, як здавалося спочатку, і я підтверджу це цифрами.

Над проектом працювали лише четверо менеджерів із закупівель без відриву від основної роботи. Ми відвели на це період кінця листопада — коли у нас найменш активний сезон закупівель.

Кожен менеджер витрачав на весь процес всього 1 годину свого робочого часу в день, і лише 30 днів у цьому режимі працювали 3 менеджера, а один — п’ять повних робочих днів.

Довідник з 11 тис позицій ми скоротили на 38 % (дублі, синонімічні дублі, неправильні каталожні номери). Щоб уникнути накопичення цієї непотрібної інформації в подальшому, ми встановили нашим менеджерам функціонал номенклатурного контролера.

Тепер при подачі заявки інженерна служба, не знайшовши необхідної номенклатурної позиції, просто прописує цей каталожний номер, а менеджер вносить його в довідник або не вносить, консультуючись з інженером. Тобто ми виявляємо помилки до початку тендеру і до початку закупівлі.

З тих пір наша номенклатурна база зростала, але відсоток неправильних номенклатурних номерів, які дублювалися, становив лише 0,3 %.

При цьому все це в єдиній електронній системі, всі процеси автоматизовані і стандартизовані. Сьогодні менеджер закупівель витрачає 15 хвилин на обробку тендеру на 70 номенклатурних позицій, на які є 7 пропозицій.

Раніше це займало набагато більше часу, яке йшло на те, щоб у форматі excel або pdf вишукувати кожну позицію.

Це дало нам можливість оптимізувати відділ закупівель, скоротивши його штат з п’яти до трьох осіб.

Інженерна служба може в будь-який момент спостерігати в системі стадії проведення тендеру, хто постачальник та коли буде поставка.

Тепер ми можемо аналізувати, хто наші ключові постачальники, які обороти з ними ми маємо. І головна аналітика, яку ми отримуємо від системи, — цінова.

Відхилення ціни нинішньої закупівлі від попередньої в одній номенклатурі може мати різні причини: можливо раніше нам пропонували неоригінальну запчастину, а зараз навпаки. Можливо, потрібно провести переговори з постачальником.

Ринок запчастин — специфічний. Сьогодні кожен другий постачальник займається John Deere. І чи він займається якісним John Deere чи не якісним — для нас це дуже важливо. Тому на даний момент саме по запчастинах ми проводимо закриті тендери.

яку б систему ви ні вибрали, важливо, щоб вона підлаштовувалася під вас, а не ви під неї

У нас є формалізований список постачальників, затверджений компанією, куди входять по-перше, всі офіційні дилери по бренду, а у нас досить різношерста техніка.

Туди ж можуть входити і «сірі» дилери. Але це компанії, з якими у нас вже є досвід роботи або ми познайомилися з ними на виставках. І ми обов’язково проводимо їх перевірку — юридичних документів при реєстрації на нашому тендерному майданчику.

Знайомимося з такими компаніями, стверджуємо з ними наші комерційні умови. Проводимо кілька пробних поставок, щоб зрозуміти, чи задовольняє нас їх якість. Словом, нові постачальники знаходяться у нас під особливим контролем.

У підсумку, яку б систему ви ні вибрали, важливо, щоб вона підлаштовувалася під вас, а не ви під неї. Хоча якщо вона до того ж стимулює до зміни ваших бізнес-процесів, до підвищення ефективності, то це буде ідеально.

Антоніна Герета, старший менеджер з постачання Agrogeneration

Використані тези виступу на аграрній Конференції фахівців із закупівель ProAgro

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Loading...