Коли ми говоримо, як зробити більш ефективною закупівельну діяльність компанії, не потрібно забувати, що в цьому процесі важливі як зміст, так і форма.

На жаль, останнім часом компанії відходять від класичної схеми юридичного супроводу процесу закупівель, намагаючись максимально видалити з нього людський фактор. Це, з одного боку, прекрасно і сучасно, і навіть може в якійсь мірі компенсувати корупційні ризики.

Разом з тим, це позбавляє індивідуальності кожну окрему угоду і правовідносини. Тому, на мою думку, потрібно дотримуватися певного балансу і отримувати не тільки бажане, але й те, що забезпечить ваші інтереси.

Хтось із фермерів користується John Deere, а у когось ще залишився комбайн «Єнісей».

Як можна умовно поділити правила закупівель в нинішніх умовах? Це попередня робота; закріплення попередніх домовленостей з контрагентами; забезпечення виконання зобов’язань, щоб ви отримали те, на що розраховуєте.

Чому для всього цього необхідний правовий супровід? Юридичну професію можна частково порівняти з професією лікаря. До лікаря приходять, коли виникають проблеми зі здоров’ям, і людина ризикує, якщо не втратити його, то погіршити якість життя.

До юриста приходять, коли втрачають все інше, крім здоров’я. Як правило, це матеріальні ресурси або економічні вигоди.

Тому переддоговірна робота схожа на консультацію лікаря, коли ще не виникла основна проблема, і людина не потребує лікування.

Це свого роду профілактика. Від того, наскільки якісно виконана переддоговірна робота на підприємстві, залежить, як швидко і з якими фінансовими витратами ви досягнете бажаного результату. Наскільки точно, вчасно і наскільки якісний товар буде поставлений.

Досить часто, укладаючи угоду, компанія не звертає уваги на судову і фінансову історію контрагента

Ця робота починається з адміністративно-управлінського етапу. Визначаються напрями закупівлі, виду товару, його характеристики, походження і т. д. Фактично приймається внутрішньо-вольове рішення, оскільки тільки суб’єкт господарювання вирішує, який товар його влаштує.

Хтось із фермерів, наприклад, користується технікою John Deere, хтось більше довіряє Сlaas, інший віддає перевагу вітчизняному виробникові, а у когось ще залишився комбайн «Єнісей».

Далі ви вирішуєте, як вибирати компанію, шукати і залучати клієнта. Для внутрішніх договорів абсолютно ефективним і зрозумілим способом є використання тендерних майданчиків.

А що робити, якщо вам потрібно отримати той чи інший товар з-за кордону, не залучаючи внутрішнього розповсюджувача, просто тому що так буде дешевше? Це вже не так зрозуміло. І тут потрібно зосередитися на тому, як саме ви будете залучати контрагента.

Починаємо з зовнішньої обробки: після того, як ви визначилися з переліком контрагентів, поставок, які ви будете отримувати, важливо виявити найбільш прийнятного контрагента, провести переговори, а потім перевірки найбільш ймовірних серед них.

фахівці, які на підприємстві займаються закупівлями, споріднені професії юриста

Що я маю на увазі під перевірками? Є стара приказка: скажи мені хто твій друг — і я скажу, хто ти. Досить часто, укладаючи угоду, компанія не звертає уваги ні на судову, ні на фінансову історію і які звіти подавалися контрагентом.

До чого це може призвести? Перше і найгірше — договір не буде виконаний. Чи це пройде неякісно. І всі прийняті юристами належні заходи, в тому числі виграні суди, на жаль, не будуть мати належної компенсації. Просто тому, що підприємство нічого не отримає.

Тому питання зовнішньої і внутрішньої обробки перевірки власною службою безпеки відіграє дуже важливу роль.

Фінальна стадія — це документальне забезпечення операції, закріплення домовленостей, проведення контрольних перевірок контрагентів.

Після того, як ви склали для себе картину правовідносин, — як проходитиме та чи інша операція з поставки, ви починаєте фіксувати її документально. Цей етап важливо провести системно і чітко. Має бути системне тлумачення самого договору.

При всій нескладності цього процесу ми досить часто стикаємося з тим, що компанії намагаються скласти найпростіший договір. На жаль, це не завжди є гарантією успішної операції.

Зрозуміло, що такі документи добрі з точки зору людського фактора — доступніші для менеджерів. Але ретельне документальне регламентування — запорука успіху тієї або іншої операції.

На мою думку, фахівці, які на підприємстві займаються закупівлями, споріднені юридичної професії. Так чи інакше, вони повинні чітко розуміти, як буде йти закупівля. І, як правило, найчастіше покупці приходять в юридичний відділ і намагаються уточнити, як краще скласти угоду.

Детальніше про кожний етап переддоговірної роботи я розповім в наступній частині матеріалу.

Іван Федоренко, експерт юридичної компанії Colares

Використані тези IV щорічної агарної конференції фахівців із закупівель ProAgro 

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Loading...